In onderstaand document vind je alles rondom declaraties van onder andere de computerbril / beeldschermbril, een hotelovernachting, een maaltijd en de thuiswerkvergoeding. Heb je aan de hand hiervan vragen? Neem gerust contact op met de afdeling finance.

Het verantwoorden van je uren is essentieel voor ons (facturatie)proces. Daarom hebben we een aantal spelregels voor het verantwoorden van je uren. De facturatie vindt plaats aan de hand van de uren die jullie zelf invoeren, wees dus accuraat.

Praktisch:

• De urenverantwoording doe je via de urenstaat in Casemaster.
• Jouw urenstaat wordt op woensdag aangemaakt.
• Vanaf donderdag kun je deze insturen.
• Je stuurt je uren uiterlijk op vrijdag voor 18.00 uur in. Mocht je dit vergeten zijn dan sturen we je ter herinnering een sms’je. Hier zijn kosten aan verbonden, dus we willen je vragen om ervoor te zorgen dat je geen sms hoeft te krijgen.
• Als je in één week bij verschillende opdrachtgevers hebt gewerkt dan krijg je per opdrachtgever een aparte urenstaat. Dit geldt meestal ook als je op verschillende projecten hebt gewerkt bij één opdrachtgever.
• Voor de thuiswerkvergoeding van € 2,15 per dag hebben we in de urenstaat een kolom ‘Thuis’ gemaakt. In deze kolom dien je aan te geven of je thuis hebt gewerkt of niet. Op deze manier wordt jouw thuiswerkvergoeding berekend. De betaling van thuiswerkvergoeding is altijd in de opvolgende maand.
• Als je een bijeenkomst hebt gehad, ’s avonds hebt gewerkt, een lunch met jouw regiodirecteur hebt gehad buiten werktijd, wat allemaal werk gerelateerd is; Zou je dit in jouw urenstaat in het opmerkingenveld willen vermelden? Als je voor deze dagen iets gaat declareren, kunnen wij dit door jouw opmerking makkelijker plaatsen. Zo hoeven we het niet onnodig bij jou na te vragen.

Contract- en opdrachturen:

• Alle contracturen moeten worden verantwoord. Heb je bijvoorbeeld een contract van 32 uur, dan moet je minimaal 32 uur verantwoorden.
• Mocht je meer dan je contracturen declarabel zijn geweest, verwerk deze dan in je urenstaat.
• Je maakt nooit minder uren dan het aantal overeengekomen uren met de opdrachtgever, tenzij je vooraf toestemming hebt van je regiodirecteur.
• Het kan zijn dat de opdrachtgever aangeeft dat je eerder naar huis mag, omdat het niet druk is. Wees jezelf ervan bewust dat wij met de opdrachtgever een afspraak hebben gemaakt over het aantal uren en dagen per week die jij ingezet wordt. Je kunt bij de opdrachtgever aangeven dat de inzet van jou altijd minimaal de afgesproken uren zijn, meer mag, minder niet. In basis werken wij ook altijd hele dagen en geen halve dagen. Mocht je opdrachtgever hier vragen over hebben, verwijs dan naar je regiodirecteur.
• Je probeert zoveel mogelijk je contracturen vol te maken bij de opdrachtgever. Voorbeeld: je bent in dienst voor 32 uur. Je hebt een opdracht voor 24 uur. Je bent op maandag ziek maar op dinsdag weer beter. In dit geval haal je de gemiste werkdag later in de week in.
• Het bijwonen van Public Support bijeenkomsten mag niet ten koste gaan van declarabele uren. Wanneer deze situatie zich voordoet, overleg dan met je regiodirecteur.

Vakantie en verlof

• Bezoek aan tandarts, dokter etc. plan je op je parttime dag. Bij een dienstverband van 40 uur probeer je je verloren uren zoveel mogelijk te compenseren in diezelfde week. Dat kan door bijvoorbeeld een uur eerder te starten of iets langer door te gaan.
• Bespreek tijdig met je regiodirecteur je vakantie/verlofplannen.
• Het opnemen van (bijzonder) verlof kan alleen in overleg met en na akkoord van je regiodirecteur en je opdrachtgever.
• Verlof tijdens stand-by: Ook tijdens een stand-by periode mag je alleen op vakantie als je verlofuren opneemt en hiervoor tijdig een verzoek indient bij je regiodirecteur.
• Als je met vakantie gaat kun je het team van Commercial Support vragen om jouw urenstaat voor die periode in te vullen en in te sturen.

Onboarding en training

Hoe je deze uren het beste kunt invullen lees je in de bijlage.