In onderstaand document vind je alles rondom declaraties van onder andere de computerbril / beeldschermbril, een hotelovernachting, een maaltijd en de thuiswerkvergoeding. Heb je aan de hand hiervan vragen? Neem gerust contact op met de afdeling finance.

Ook goed om te weten:

• Vanaf 31 januari kun je jouw reizen met het openbaar vervoer ook betalen met je bankpas in plaats van met een ov-chipkaart.  Let op: Het is nog niet mogelijk om een door de belastingdienst goedgekeurd overzicht van je reis te maken om deze te declareren. Er wordt hard aan gewerkt (door de NS) om dat mogelijk te maken. Graag daarom voorlopig nog even jouw ov-chipkaart gebruiken als je jouw reizen wilt declareren bij ons. In de toekomst kun je via www.ovpay.nl een overzicht uitdraaien. Wij houden je op de hoogte.
• Graag bij parkeerkosten en reiskosten met je eigen auto, per reisdag een declaratie indienen. Wij matchen namelijk de reisdagen automatisch met je urenstaat. Als er meerdere bonnetjes of dagen per declaratie zijn ingediend, kan ons systeem niet automatisch die match maken. Dank voor de medewerking.
• Voor reiskosten met het openbaar vervoer kun je wel een van en tot en met datum opgeven. Je kunt aan declaraties maar één PDF bestand hangen.
• Als je een bijeenkomst hebt gehad, ’s avonds hebt gewerkt, een lunch met jouw regiodirecteur hebt gehad buiten werktijd, wat allemaal werk gerelateerd is; Zou je dit in jouw urenstaat in het opmerkingenveld willen vermelden? Als je voor deze dagen iets gaat declareren, kunnen wij dit door jouw opmerking makkelijker plaatsen. Zo hoeven we het niet onnodig bij jou na te vragen.
• In “Mijn Public Support” kun je bij Lopende declaraties en Historie/Uitbetaald ook de status van jouw declaratie terugvinden. Zo zie je of deze nog goedgekeurd moet worden of dat deze al betaald is. Wij betalen elke vrijdag uit. Als je jouw declaratie voor woensdag hebt ingestuurd, wordt deze vrijdag betaald, tenzij er nog een vraag over is.

Een van de aandachtspunten die uit het EVP-onderzoek is gekomen, is het optimaliseren van onze processen. Wij zijn continu aan kijken waar we verbeteringen kunnen doorvoeren en hoe we dingen makkelijker kunnen maken. Een van deze processen is de manier waarop declaraties ingestuurd worden. Dat is nu wat omslachtig en wij zijn blij te melden dat dat vanaf nu via Casemaster kan.

• Geen Excel sheets meer;
• Geen complexe handelingen meer met samenvoegen van declaratie en bijlage;
• Geen beperking tot alleen pdf insturen;
• Geen vragen meer hoeven te stellen over de status van je declaratie;
• Beter inzicht in voortgang van declaraties.

Door het nieuwe proces kun je:

• Alle declaraties op 1 plek inzien;
• De voortgang van een declaratie volgen;
• Diverse soorten bijlagen toevoegen, behalve pdf bijvoorbeeld ook jpg;
• Sneller geïnformeerd worden bij een incorrect of onvolledig ingediende declaratie.

Deze week kun je nog via de bekende manier je declaratie indienen, maar ook al via Casemaster. Vanaf 1 januari 2023 kun je geen declaraties meer insturen via mail naar het bekende inkoopfacturen adres.

Via deze link tref je de instructie aan voor het indienen van declaraties via Casemaster.

Het verantwoorden van je uren is essentieel voor ons (facturatie)proces. Daarom hebben we een aantal spelregels voor het verantwoorden van je uren. De facturatie vindt plaats aan de hand van de uren die jullie zelf invoeren, wees dus accuraat.

Praktisch:

• De urenverantwoording doe je via de urenstaat in Casemaster.
• Jouw urenstaat wordt op woensdag aangemaakt.
• Vanaf donderdag kun je deze insturen.
• Je stuurt je uren uiterlijk op vrijdag voor 18.00 uur in. Mocht je dit vergeten zijn dan sturen we je ter herinnering een sms’je. Hier zijn kosten aan verbonden, dus we willen je vragen om ervoor te zorgen dat je geen sms hoeft te krijgen.
• Als je in één week bij verschillende opdrachtgevers hebt gewerkt dan krijg je per opdrachtgever een aparte urenstaat. Dit geldt meestal ook als je op verschillende projecten hebt gewerkt bij één opdrachtgever.
• Voor de thuiswerkvergoeding van € 2,15 per dag hebben we in de urenstaat een kolom ‘Thuis’ gemaakt. In deze kolom dien je aan te geven of je thuis hebt gewerkt of niet. Op deze manier wordt jouw thuiswerkvergoeding berekend. De betaling van thuiswerkvergoeding is altijd in de opvolgende maand.
• Als je een bijeenkomst hebt gehad, ’s avonds hebt gewerkt, een lunch met jouw regiodirecteur hebt gehad buiten werktijd, wat allemaal werk gerelateerd is; Zou je dit in jouw urenstaat in het opmerkingenveld willen vermelden? Als je voor deze dagen iets gaat declareren, kunnen wij dit door jouw opmerking makkelijker plaatsen. Zo hoeven we het niet onnodig bij jou na te vragen.

Contract- en opdrachturen:

• Alle contracturen moeten worden verantwoord. Heb je bijvoorbeeld een contract van 32 uur, dan moet je minimaal 32 uur verantwoorden.
• Mocht je meer dan je contracturen declarabel zijn geweest, verwerk deze dan in je urenstaat.
• Je maakt nooit minder uren dan het aantal overeengekomen uren met de opdrachtgever, tenzij je vooraf toestemming hebt van je regiodirecteur.
• Het kan zijn dat de opdrachtgever aangeeft dat je eerder naar huis mag, omdat het niet druk is. Wees jezelf ervan bewust dat wij met de opdrachtgever een afspraak hebben gemaakt over het aantal uren en dagen per week die jij ingezet wordt. Je kunt bij de opdrachtgever aangeven dat de inzet van jou altijd minimaal de afgesproken uren zijn, meer mag, minder niet. In basis werken wij ook altijd hele dagen en geen halve dagen. Mocht je opdrachtgever hier vragen over hebben, verwijs dan naar je regiodirecteur.
• Je probeert zoveel mogelijk je contracturen vol te maken bij de opdrachtgever. Voorbeeld: je bent in dienst voor 32 uur. Je hebt een opdracht voor 24 uur. Je bent op maandag ziek maar op dinsdag weer beter. In dit geval haal je de gemiste werkdag later in de week in.
• Het bijwonen van Public Support bijeenkomsten mag niet ten koste gaan van declarabele uren. Wanneer deze situatie zich voordoet, overleg dan met je regiodirecteur.

Vakantie en verlof

• Bezoek aan tandarts, dokter etc. plan je op je parttime dag. Bij een dienstverband van 40 uur probeer je je verloren uren zoveel mogelijk te compenseren in diezelfde week. Dat kan door bijvoorbeeld een uur eerder te starten of iets langer door te gaan.
• Bespreek tijdig met je regiodirecteur je vakantie/verlofplannen.
• Het opnemen van (bijzonder) verlof kan alleen in overleg met en na akkoord van je regiodirecteur en je opdrachtgever.
• Verlof tijdens stand-by: Ook tijdens een stand-by periode mag je alleen op vakantie als je verlofuren opneemt en hiervoor tijdig een verzoek indient bij je regiodirecteur.
• Als je met vakantie gaat kun je het team van Commercial Support vragen om jouw urenstaat voor die periode in te vullen en in te sturen.

Onboarding en training

Hoe je deze uren het beste kunt invullen lees je in de bijlage.