Een van de aandachtspunten die uit het EVP-onderzoek is gekomen, is het optimaliseren van onze processen. Wij zijn continu aan het kijken waar we verbeteringen kunnen doorvoeren en hoe we dingen makkelijker kunnen maken. Een van deze processen is de manier waarop declaraties ingestuurd worden. Dat is nu wat omslachtig en wij zijn blij te melden dat dat vanaf nu via Casemaster kan.

• Geen Excel sheets meer.
• Geen complexe handelingen meer met samenvoegen van declaratie en bijlage.
• Geen beperking tot alleen pdf insturen.
• Geen vragen meer hoeven te stellen over de status van je declaratie.
• Beter inzicht in voortgang van declaraties.

Door het nieuwe proces kun je:

• Alle declaraties op 1 plek inzien.
• De voortgang van een declaratie volgen.
• Diverse soorten bijlagen toevoegen, behalve pdf bijvoorbeeld ook jpg.
• Sneller geïnformeerd worden bij een incorrect of onvolledig ingediende declaratie.

Deze week kun je nog via de bekende manier je declaratie indienen, maar ook al via Casemaster.
Vanaf 1 januari 2023 kun je geen declaraties meer insturen via mail naar het bekende inkoopfacturen adres.

Via deze link tref je de instructie aan voor het indienen van declaraties via Casemaster.

 

 

 

 

Leaseautoregeling

Wij stellen voor elke medewerker een handgeschakelde leaseauto ter beschikking. Een automaat is mogelijk bij medische redenen of in het geval jij alleen in het bezit bent van een automatenrijbewijs.

Mocht je geen gebruik maken van onze leaseauto dan verwachten wij dat je zelf voor een auto zorgt die representatief en betrouwbaar is.

1. Algemeen
Voor het gebruik van de leaseauto teken je een berijdersovereenkomst. Deze krijg je toegestuurd van de afdeling people& support.

De auto kan een gebruikte of een nieuwe leaseauto zijn. Dit is afhankelijk van het aanbod dat beschikbaar is op het moment dat je de leaseauto gaat rijden. De beslissing hierover ligt bij Public Support.

Indien je gebruik maakt van de leaseauto, kun je geen gebruik maken van de kilometervergoeding van € 0,23 per zakelijk gereden kilometer.

Wij werken samen met de leasemaatschappij Athlon. Athlon heeft een website waar veel gestelde vragen zijn te vinden:

https://www.athlon.com/nl/zakelijk/uw-leaseauto/rijden/veel-gestelde-vragen.

2. Fiscale en financiële aspecten
Privé gebruik
Je kunt ervoor kiezen om de auto zowel zakelijk als privé te gebruiken. Bij privégebruik is het toegestaan om ca. 12.000 privékilometers per jaar te maken, bovenop de zakelijk gereden kilometers. Bij extreem privégebruik zal de gemiddelde prijs per kilometer van de betreffende auto worden opgevraagd bij de leasemaatschappij en door Public Support verrekend worden boven de eerste 12.000 kilometer.

Als je de leaseauto ook privé wilt gebruiken dan zijn er 2 zaken waar je financieel rekening mee moet houden:

·         Er wordt door ons een eigen bijdrage in rekening gebracht. De hoogte van de eigen bijdrage voor privégebruik wordt jaarlijks door Public Support vastgesteld en is afhankelijk van het aantal contracturen.

·         Daarnaast is er sprake van een wettelijke fiscale bijtelling. De eigen bijdrage wordt verrekend met de fiscale bijtelling.

Alleen zakelijk gebruik
Als je kiest om alleen zakelijke kilometers met de leaseauto te rijden, mag je maximaal 500 privékilometers per kalenderjaar rijden. Je moet hiervoor een ‘verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen bij de Belastingdienst, waarvan wij zo spoedig mogelijk een kopie willen ontvangen via hr@publicsupport.nl.

Bij de keuze voor alleen zakelijk gebruik (oftewel geen privégebruik) moet je voor eigen gebruik een rittenadministratie bijhouden. Hiermee kun je, wanneer de Belastingdienst hiernaar vraagt, bewijzen dat je de toegestane 500 kilometer privégebruik niet hebt overschreden. Als achteraf blijkt dat je tóch te veel privékilometers hebt gereden, dan zijn de fiscale consequenties voor jou.

Wijzigen van alleen zakelijk gebruik naar privégebruik en vice versa
Per 1 januari van elk kalenderjaar kun je de keuze voor alleen zakelijk gebruik of privégebruik van de leaseauto wijzigen. Vraag uiterlijk 1 november de ‘verklaring geen privégebruik auto’ aan bij de Belastingdienst. Hetzelfde geldt voor de intrekking van de ‘verklaring geen privégebruik auto’.

Als je de keuze wilt maken om te wisselen, geef dit dan direct door aan people& support. Zodra je de bevestiging van de Belastingdienst hebt ontvangen, ontvangen we deze ook graag.

Voor meer informatie over zakelijk of privé rijden kun je terecht op de website van de Belastingdienst.

3. Gebruik van de leaseauto
Wie mag er in de leaseauto rijden?
De auto mag ook, incidenteel, worden bestuurd door je gezinsleden en voor zakelijk gebruik door Public Support collega’s. Uiteraard moet iedereen die de auto bestuurt een geldig rijbewijs hebben.

Het is verboden de auto aan anderen dan de hiervoor genoemde derden ter beschikking te stellen en/of in enige vorm personen of goederen tegen betaling te vervoeren.

Wat mag er niet?
Je mag niet rijden onder invloed van alcoholhoudende drank of een ander bedwelmend middel. Je mag de leaseauto niet gebruiken voor snelheids-, prestatie-, of betrouwbaarheidsritten c.q. het rijden op gesloten circuits of het geven van rijlessen.
Je mag in de leaseauto absoluut niet roken.

Eventuele schade en/of reinigingskosten als gevolg van het overtreden van bovenstaande komt voor jouw rekening.

Navigatiesysteem
Het updaten van het ingebouwde navigatiesysteem wordt niet door Public Support vergoed.
Voor zover sprake is van een navigatiesysteem dat is gekoppeld aan het internet (denk aan Google Maps), worden de (telefoon) kosten hiervoor vergoed middels jouw internetvergoeding.

4. Brandstof
Je ontvangt bij de leaseauto een brandstofpas met pincode. Je tankt Euro 95/E10, de standaard brandstof voor de leaseauto. Overige brandstoffen komen voor eigen rekening. Bij iedere tankbeurt ben je verplicht de correcte kilometerstand invoeren. We vragen regelmatig brandstofoverzichten op bij Athlon, zodat we eventuele afwijkingen op tijd kunnen signaleren.
Als bij het tanken je brandstofpas niet wordt geaccepteerd, dan verzoeken wij je om het bedrag zelf voor te schieten. Je kunt vervolgens de kassabon declareren bij Public Support. Wij betalen wekelijks declaraties uit.

Het spreekt voor zich dat de brandstofpas alleen wordt gebruikt voor de leaseauto die wij ter beschikking hebben gesteld.

Vloeistoffen, zoals olie en ruitenwisservloeistof, kunnen gratis worden bijgevuld bij de Toyota dealer en bij het Athlon Service Center. Voor het aanschaffen van deze vloeistoffen bij een benzinestation mag je eventueel ook de brandstofpas gebruiken.

Losse antivriesspray wordt niet vergoed.

Brandstofpas verloren?

Bij verlies of diefstal van de brandstofpas dien je direct de leasemaatschappij te informeren. Daarnaast informeer je de afdeling people&  support via hr@publicsupport.nl.

5. Onderhoud
We verwachten dat je zorgt voor goed onderhoud van de auto en dat je er zuinig, netjes en verantwoordelijk mee omgaat.

Wat moet?
Je bent verplicht onderstaande voorgeschreven periodieke onderhoudsbeurten tijdig uit te laten voeren bij een erkende Toyota dealer, Profile, LeaseProf Service Center of bij een Athlon Service Center. Zorg ervoor dat je op tijd een afspraak maakt:

·         Bij de eerste 15.000 km òf na 1 jaar: kleine beurt.

·         Bij 30.000 km òf 2 jaar: grote beurt.

·         Bij 45.000 km òf 3 jaar: kleine beurt.

·         Bij 60.000 km óf 4 jaar: grote beurt.

·         Etc.

Het is naast de onderhoudsbeurten ook van groot belang dat je het olie- en vloeistoffenpeil volgens de door de fabrikant van de auto voorgeschreven intervallen controleert.

Het onderhoud aan je leaseauto plan je zoveel mogelijk in op je vrije dag.

Eventuele reparaties moet je tijdig uit laten voeren, zo voorkom je grote schades/reparaties.

Schade ontstaan door niet tijdig laten uitvoeren onderhoud
Mocht er schade aan je auto ontstaan door het niet goed onderhouden, dan zullen wij, afhankelijk van de schade, een eigen risico of de werkelijke kosten bij je in rekening brengen.

6. Vervangend vervoer
In principe zijn de kosten van vervangend vervoer voor eigen rekening, tenzij de reparatie of onderhoudswerkzaamheden langer dan een werkdag in beslag nemen. Tevens heb je recht op vervangend vervoer als je declarabel bent voor minstens 36 uur per week.

Plan het onderhoud of de reparatie zoveel mogelijk op jouw vrije dag.

Mocht je twijfelen of je in aanmerking komt voor vervangend vervoer, neem dan contact op met de afdeling people& support via hr@publicsupport.nl of 088 – 1204 120.

7. Stalling, wassen en poetsen
De kosten van het wassen, poetsen en stallen van de auto zijn voor eigen rekening, evenals de kosten van de onderhoudsmiddelen die je hiervoor gebruikt. We verwachten dat je je leaseauto regelmatig wast en stofzuigt, zodat deze er representatief uit blijft zien.

We verwachten dat je niet alleen het exterieur, maar ook het interieur onderhoudt. Hieronder valt bijvoorbeeld het voorkomen van nare geurtjes, schade en vlekken. Bij het inleveren van de auto volgen wij het advies van de Louwman dealer, met betrekking tot een eventuele reiniging van het interieur. De kosten hiervan zijn voor jouw rekening.

8. Schade of diefstal
Wanneer je schade hebt aan je leaseauto, informeer dan zo spoedig mogelijk de leasemaatschappij en People& Support per e-mail, in ieder geval binnen 24 uur. Je bent verplicht de door de leasemaatschappij gegeven instructies voor het herstellen van de schade op te volgen. Mocht het schadeherstel langer duren dan 2 uur, dan kom je in aanmerking voor vervangend vervoer.

Lever binnen 48 uur na de schade het ingevulde en ondertekende Europees Schadeformulier in bij de leasemaatschappij. Een nieuw formulier kun je aanvragen bij Athlon. https://www.athlon.com/nl/mijn-leaseauto/rijden/schade/#FAQ
Via bovenstaande website kun je ook een online formulier downloaden en printen.

Een kopie van het ingevulde schadeformulier ontvangen wij graag via hr@publicsupport.nl.

Schade aan je leaseauto en/of het interieur van de auto als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid, is voor jouw rekening.

Per kalenderjaar wordt het eigen risico van één schade vergoed door Public Support. Bij een volgende schade komt het eigen risico voor jouw rekening.

Doe bij diefstal van de leaseauto direct aangifte bij de politie en informeer binnen 24 uur zowel de leasemaatschappij als people& support.
De aangifte kun je direct online doen via www.politie.nl, hiervoor hoef je geen afspraak te maken. Een kopie van jouw aangifte ontvangen wij graag via hr@publicsupport.nl.

Wat te doen bij een lekke band?

Heb je een lekke band? Bel direct met de Driver Desk: 036 547 44 66.

9. Verzekering
De leaseauto is “WA volledig casco” verzekerd inclusief een inzittendenverzekering.
Je bent zelf verantwoordelijk voor een eventuele rechtsbijstandverzekering. Voor vragen over de verzekering kun je terecht bij de leasemaatschappij.

Laat waardevolle zaken niet achter in je auto. Deze zijn niet verzekerd.

10. Met je leaseauto naar het buitenland
Rij je de auto zowel zakelijk als privé, dan kun je de leaseauto ook gebruiken voor reizen naar het buitenland (binnen Europa). Hierbij geldt dat het brandstofverbruik van buitenlandse privéreizen voor eigen rekening is. Tevens adviseren wij je om bij buitenlandse reizen een verzekering af te sluiten voor vervangend vervoer.

11. Boetes
Kosten en boetes als gevolg van verkeersovertredingen, strafbare feiten en/of het niet tijdig laten uitvoeren van de APK keuring zijn geheel voor eigen rekening. Word je auto in beslag genomen, dan zijn ook de daaruit voor Public Support en de leasemaatschappij voortvloeiende kosten voor jouw rekening.

Bezwaar maken
De salarisadministratie zal altijd de boete inhouden op je salaris. Als je bezwaar maakt (volgens de procedure vermeld op de beschikking) en deze wordt gegrond verklaard, dan zal de salarisadministratie het bedrag met de eerstvolgende salarisbetaling aan je terugbetalen.

12. Wanneer stopt het gebruik van je leaseauto?
De berijdersovereenkomst eindigt:

·         Bij het niet nakomen van de verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst.

·         Wanneer de arbeidsovereenkomst tussen jou en Public Support eindigt.

·         Bij intrekking van je rijbewijs.

·         Indien jij door Public Support op non-actief wordt gesteld of wordt geschorst.

·         Bij langdurig ziekte.

·         Bij onbetaald verlof.

Inleveren van je leaseauto
Bij beëindiging van de berijdersovereenkomst dien je je leaseauto, volgetankt, vrij van gebreken en schade én van binnen en buiten schoongemaakt, in te leveren op een door ons aan te geven locatie. Het kan voorkomen dat de auto bij jou thuis wordt opgehaald. De kosten hiervoor zijn voor Public Support. Eventuele kosten voor herstel of schoonmaak van de auto na het inleveren, zijn voor jouw rekening.

Bij het inleveren van de leaseauto moet je alle bijbehorende bescheiden inleveren:

·         De brandstofpas.

·         Onderhoud- en instructieboekje.

·         Kentekenbewijs.

·         Groene kaart (bij nieuwere leaseauto’s is deze online beschikbaar).

·         Twee sleutels (inclusief reservesleutel).

Bij het ontbreken van een van deze bescheiden worden de te maken kosten aan je doorberekend.

Bij de inname van de leaseauto wordt een innameformulier opgesteld. Op dit innameformulier wordt de algehele staat van de auto in het algemeen, de kilometerstand en de schades in het bijzonder genoteerd.

13. Geschillen
Bij verschil van mening ten aanzien van de toepassing en/of de interpretatie van deze regeling beslist de directie van Public Support.
Bij vragen waarop je het antwoord in deze regeling niet kunt vinden, kun je een e-mail sturen naar hr@publicsupport.nl.

Wat was het fijn elkaar te zien, spreken en ontmoeten tijdens een van de zes eindejaarsbijeenkomsten in het land. Uit de vele positieve reacties blijkt dat ook jullie het erg gewaardeerd hebben.

Wij hebben per bijeenkomst een fotoalbum gemaakt en we hebben een sfeerimpressie gemaakt van twee van de bijeenkomsten.

Veel kijkplezier!

Foto’s:

23 november Meppel

24 november Zoetermeer

30 november Vught

1 december Zaandam

7 december De Klomp

8 december Utrecht

 

Video sfeerimpressie

 

Voor wie nog inspiratie zoekt hebben we de top 100 van goede voornemens die afgelopen jaar is gepubliceerd. Er staat vast wel iets tussen waar jij mee aan de slag wilt.

Belangrijker nog dan het hébben van goede voornemens is om ze ook daadwerkelijk vól te houden. Niet voor niets wordt de 3e maandag in januari Blue Monday genoemd. Oftewel, de meest depressieve (maan)dag van het jaar.

Als je na de vaak gezellige decembermaand januari induikt, soms letterlijk door het nemen van een nieuwjaarsduik, valt het vaak toch wat tegen. Het is voorbij met de gezelligheid, het weer is om chagrijnig van te worden en o ja…..die goede voornemens ‘moet’ je ook nog wat mee.

Het belangrijkste om je goede voornemens vol te houden is het trainen van je ‘wilspier’. Hoe belangrijker het voelt om je doel te bereiken, hoe makkelijker het gaat.

Is het gemakkelijker gezegd dan gedaan om je goede voornemens vol te houden? Ja! En dus helpen we je op weg met een onze top 5 aan tips om dit keer wél je doel te bereiken:

1.    Schrijf je motivatie op om dat ene doel te bereiken en hang die op een plek waar je vaak zit of langsloopt. Zo word je er regelmatig aan herinnerd.

2.    Deel je voornemen met een aantal mensen. Alleen het hardop uitspreken doet soms al wonderen. En hoe fijn is het als die mensen jouw supporter zijn?

3.    Zoek een buddy of medestander. Sporten is niet alleen gezelliger met zijn tweeën, het is ook een stok achter de deur.

4.    Wees lief voor jezelf. Jezelf streng toespreken als je een keer de mist ingaat helpt vaak niet. Het werkt vaak beter om jezelf te belonen als iets wél lukt.

5.    Maak je doelen klein en meetbaar. Natuurlijk kun je een groter doel hebben, alleen voelen ze als makkelijker haalbaar als je het in kleinere stukken verdeelt.

Ook wat goede voornemens betreft is er geen ‘one size fits all’. Wat voor de een werkt, werkt voor de ander nou eenmaal niet.

Dus als het voor jou helpt om je doel visueel te maken door een vision board, dan ga dat vooral doen. Of misschien werkt het voor jou om het werken aan je doel in je agenda te zetten, inclusief reminders.

En realiseer je dat je op elk moment iets kunt doen dat bijdraagt aan het behalen van je doel. Als je gezonder wilt eten, kun je NU een stuk fruit eten. Als je fitter wilt worden door te sporten kun je NU een blok wandelen of fietsen. Als je wilt sparen voor een mooie reis kun je NU een klein bedrag overboeken naar je spaarrekening of al een lijstje maken van dingen die je tijdens die reis wilt doen of zien.

Zo worden goede voornemens als een stuk leuker, toch?

Het verantwoorden van je uren is essentieel voor ons (facturatie)proces. Daarom hebben we een aantal spelregels voor het verantwoorden van je uren. De facturatie vindt plaats aan de hand van de uren die jullie zelf invoeren, wees dus accuraat.

Praktisch:

• De urenverantwoording doe je via de urenstaat in Casemaster.
• Jouw urenstaat wordt op woensdag aangemaakt.
• Vanaf donderdag kun je deze insturen.
• Je stuurt je uren uiterlijk op vrijdag voor 18.00 uur in. Mocht je dit vergeten zijn dan sturen we je ter herinnering een sms’je. Hier zijn kosten aan verbonden, dus we willen je vragen om ervoor te zorgen dat je geen sms hoeft te krijgen.
• Als je in één week bij verschillende opdrachtgevers hebt gewerkt dan krijg je per opdrachtgever een aparte urenstaat. Dit geldt meestal ook als je op verschillende projecten hebt gewerkt bij één opdrachtgever.
• Voor de thuiswerkvergoeding van € 2,15 per dag hebben we in de urenstaat een kolom ‘Thuis’ gemaakt. In deze kolom dien je aan te geven of je thuis hebt gewerkt of niet. Op deze manier wordt jouw thuiswerkvergoeding berekend. De betaling van thuiswerkvergoeding is altijd in de opvolgende maand.
• Als je een bijeenkomst hebt gehad, ’s avonds hebt gewerkt, een lunch met jouw regiodirecteur hebt gehad buiten werktijd, wat allemaal werk gerelateerd is; Zou je dit in jouw urenstaat in het opmerkingenveld willen vermelden? Als je voor deze dagen iets gaat declareren, kunnen wij dit door jouw opmerking makkelijker plaatsen. Zo hoeven we het niet onnodig bij jou na te vragen.

Contract- en opdrachturen:

• Alle contracturen moeten worden verantwoord. Heb je bijvoorbeeld een contract van 32 uur, dan moet je minimaal 32 uur verantwoorden.
• Mocht je meer dan je contracturen declarabel zijn geweest, verwerk deze dan in je urenstaat.
• Je maakt nooit minder uren dan het aantal overeengekomen uren met de opdrachtgever, tenzij je vooraf toestemming hebt van je regiodirecteur.
• Het kan zijn dat de opdrachtgever aangeeft dat je eerder naar huis mag, omdat het niet druk is. Wees jezelf ervan bewust dat wij met de opdrachtgever een afspraak hebben gemaakt over het aantal uren en dagen per week die jij ingezet wordt. Je kunt bij de opdrachtgever aangeven dat de inzet van jou altijd minimaal de afgesproken uren zijn, meer mag, minder niet. In basis werken wij ook altijd hele dagen en geen halve dagen. Mocht je opdrachtgever hier vragen over hebben, verwijs dan naar je regiodirecteur.
• Je probeert zoveel mogelijk je contracturen vol te maken bij de opdrachtgever. Voorbeeld: je bent in dienst voor 32 uur. Je hebt een opdracht voor 24 uur. Je bent op maandag ziek maar op dinsdag weer beter. In dit geval haal je de gemiste werkdag later in de week in.
• Het bijwonen van Public Support bijeenkomsten mag niet ten koste gaan van declarabele uren. Wanneer deze situatie zich voordoet, overleg dan met je regiodirecteur.

Vakantie en verlof

• Bezoek aan tandarts, dokter etc. plan je op je parttime dag. Bij een dienstverband van 40 uur probeer je je verloren uren zoveel mogelijk te compenseren in diezelfde week. Dat kan door bijvoorbeeld een uur eerder te starten of iets langer door te gaan.
• Bespreek tijdig met je regiodirecteur je vakantie/verlofplannen.
• Het opnemen van (bijzonder) verlof kan alleen in overleg met en na akkoord van je regiodirecteur en je opdrachtgever.
• Verlof tijdens stand-by: Ook tijdens een stand-by periode mag je alleen op vakantie als je verlofuren opneemt en hiervoor tijdig een verzoek indient bij je regiodirecteur.
• Als je met vakantie gaat kun je het team van Commercial Support vragen om jouw urenstaat voor die periode in te vullen en in te sturen.

Onboarding en training

Hoe je deze uren het beste kunt invullen lees je in de bijlage.